Beter resultaat in minder tijd?

Volle bak … een zaal met twaalf nieuwsgierige managementondersteuners die allemaal stuk voor stuk sneller en beter willen notuleren. Iedereen heeft zo z’n eigen motivatie. De een ziet al een week voor de vergadering op tegen de klus en de ander maakt alleen nog maar actiepunten- en besluitenlijstjes omdat volgens haar de verslagen toch niet worden gelezen.

Notuleren … ik kom zelden een managementondersteuner tegen die het een leuk onderdeel van het werk vindt. Die het leuk vindt om uit alles wat gezegd wordt de kern te halen en daar achteraf een goed verhaal van te maken. En als iemand notuleren wel leuk vindt, is dat meestal omdat tijdens vergaderingen informatie op tafel komt die anders niet of later pas bekend wordt.

Maar dan nog. Voor een vergadering van een uur heb je al gauw een uur voorbereidingstijd nodig en zeker een uur om de aantekeningen uit te werken tot een helder en prettig leesbaar verslag.

En dan de grootste ergernis. Als de voorzitter aan het begin van de vergadering vraagt of iemand nog een opmerking heeft op het vorige verslag, duikt 80 % van de vergaderaars acuut met zijn neus in het verslag om het te bekijken en mompelt tegelijkertijd bijna onhoorbaar dat het verslag er wel okay uitzag.

Hoe demotiverend is dat!

Anke is een van de twaalf deelnemers vandaag. Ze is de zestig gepasseerd en gaat over een paar jaar met pensioen. Ze vertelt dat ze voor de gezelligheid is meegekomen met haar collega. De treinreis van bijna twee uur is in je eentje zo’n lange rit. ‘En ach,’ zegt ze, ‘je steekt er altijd wel wat van op.’

Ik geef toe, van zo’n motivatie word ik niet vrolijk. Ik ben en blijf een juf en ik wil niets liever dan dat iedereen aan het eind van de dag wijzer de zaal verlaat.

Maar ik besluit niet te zeggen en knik Anke alleen vriendelijk toe.

Bovendien, gaat Anke verder, heeft ze nauwelijks moeite met het notuleren van haar maandelijkse overleg. Ze doet het al jaren op dezelfde manier en ze krijgt nooit commentaar. Blijkbaar zijn de vergaderaars tevreden en ze is inmiddels zo ervaren dat ze in een uurtje het verslag meestal wel af heeft. De volgende dag kijkt ze het nog een keer door en dan gaat het naar de vergaderaars. Wat haar betreft doet ze het zo tot haar pensioen. Voor hoeft AI dan ook niet.

Maar, Anke glimlacht nog een keer vriendelijk en zegt dan weer dat ze er altijd wel wat van opsteekt.

‘Top’, zeg ik, ‘laten we beginnen.’

Ik bespreek beknopt de theorie van hoofd- en bijzaken scheiden, de verschillende vergaderdoelen en hoe je het BOB-model kunt gebruiken om vat te krijgen op een agendapunt. En natuurlijk bespreken we het verschil tussen inhoudelijke en procesinformatie. Tussendoor doen de deelnemers in groepjes allerlei oefeningen.

So far so good.

Dan is het tijd voor AI.

‘Willen jullie je laptop openen en inloggen bij Copilot?’

Iedereen duikt naar haar tas en het is opeens een wirwar van snoeren en stekkers. Ook Anke installeert haar laptop, zij het wat traag.

Ik laat op het scherm de belangrijkste functies in Copilot zien en begin dan bij het begin: de voorbereiding van de vergadering. De stukken lezen.

De deelnemers zuchten.

Veel werk en vaak zijn die teksten ingewikkeld, saai en technisch, hoor ik in de zaal.

Ik upload een ingewikkeld stuk over veiligheid op de werkvloer in Copilot en schrijf een prompt: geef een samenvatting in 100 woorden in eenvoudig Nederlands zodat een kind van dertien het ook begrijpt.

Heel even is er geen beweging op het scherm. Maar dan rolt de samenvatting over het beeldscherm. Een makkelijk leesbare en duidelijke samenvatting.

De deelnemers veren op: ‘Wauw,’ klinkt het.

Ik vraag Copilot iets meer te vertellen over een specifiek onderdeel van de samenvatting. Ook die tekst rolt in een paar seconden over het scherm.

Ik zie in mijn ooghoek dat Anke overeind gaat zitten.

Daarna laat ik zien hoe Copilot een prachtig schema maakt van de actiepunten van een vergadering. Alles staat erin: wat de actie is, wie de actie uitvoert en wat de deadline is.

‘Wauw,’ klinkt het nu ook uit de hoek waar Anke zit.

De deelnemers gaan aan de slag met een transcriptie van een vergadering om de opdracht te maken: maak een leesbaar beknopt verslag in Copilot.

Na een halfuur komen de groepjes weer de zaal binnen.

Ook Anke.

Ze loopt met grote stappen op me af.

Ik schrik en ben bang dat ze me nu gaat vertellen dat AI, Copilot en andere programma’s inderdaad waardeloos zijn en dat ze beter thuis had kunnen blijven.

Dan legt ze haar handen op mijn schouders en kijkt me met twee grote lachende ogen aan: ‘Ik ben zo blij dat ik gekomen ben, Copilot gaat mijn leven als notulist een stuk makkelijker maken.’

Mijn hart maakt een sprongetje: ‘Geweldig,’ zeg ik, ‘en dat zo vlak voor je pensioen.’

Aan het eind van de dag rijd ik vrolijk de file in; mijn dag kan niet meer stuk.

 

 

 

---

Judith is schrijver, trainer en coach. Dagelijks leert ze professionals hoe zij makkelijker teksten schrijven die ook nog eens prettiger leesbaar zijn. In haar blogs lees je bijvoorbeeld schrijftips waarmee je direct jouw teksten kunt verbeteren.

WINTERKOST verschijnt ongeveer één keer maand.